martedì 27 luglio 2021

Come eliminare il multitasking

Il multitasking è una grossa bugia. Purtroppo è diventato anche una brutta abitudine, diffusa sia in ambito lavorativo sia a livello personale: ci fa credere che più cose facciamo contemporaneamente, prima finiamo e otteniamo risultati.
  In realtà gli unici risultati ottenuti sono predita di attenzione, di tempo (alcuni dicono anche d'intelligenza), un gran consumo di energia mentale e quindi stanchezza.

Il multitasking è sempre in agguato per noi multipotenziali, per vari motivi: dal classico "faccio più cose insieme così le finisco prima" alla mancanza di organizzazione; dai sensi di colpa nei confronti dei lavori da adulti tralasciati al "non so che cosa fare, faccio un poco di tutto"; dal portare avanti più progetti in modo disordinato al desiderio di inseguire le multi-tentazioni. 
  Ma il nostro destino non è per forza legato a questa prassi perniciosa e smettere di saltellare da un'attività all'altra si può fare.


COME ELIMINARE IL MULTITASKING

Esiste un metodo semplice: fare una cosa alla volta, per il tempo necessario a completarla (o fare progressi), con ordine e senza interruzioni né distrazioni.
  Decidi tu che cosa fare di volta in volta, quanto tempo dedicarle, in quale momento della giornata svolgerla e come favorire le condizioni ottimali per realizzarla. Non è facile né immediato e, come per tutte le cose importanti e risolutive, ci vuole una forte motivazione, qualche tentativo e tanta perseveranza.

Ti racconto come faccio, perché può essere utile anche a te. 

  • In caso di mancanza di chiarezza e di organizzazione.
    Con l'aiuto della matrice del tempo distinguo le attività davvero importanti da quelle davvero inutili: elimino le seconde e mi concentro sulle prime. Calcolo il tempo necessario per realizzare i progetti importanti, li pianifico con attenzione in agenda e poi, tutto attorno, programmo gli altri impegni della giornata. 
      Di solito lo faccio nelle fasi di cambiamento e ogni volta che inizio un nuovo progetto.
  • In caso di più progetti da portare avanti insieme.
    Scelgo quante volte in una giornata o in una settimana occuparmi di un progetto secondo il mio bisogno di varietà: ogni ora, ogni mezza giornata, ogni giorno, nel fine settimana, una settimana al mese... In questo periodo ho un grosso progetto che svolgo ogni mattina e altri quattro progetti "corollari" cui dedico un pomeriggio ciascuno. Ogni tanto mi regalo una settimana di immersione totale in un unico argomento. 
      Di solito cambio periodicità se ne sento il bisogno o inizio un nuovo progetto.
  • In caso di multi-tentazioni esplorative.
    La curiosità mi fa conoscere nuove cose da scoprire, ma ho imparato a non cedere alle tentazioni: quando l'entusiasmo sale, mi fermo e decido se la tentazione è in linea con i miei progetti prioritari. Segno sul quaderno le idee da sviluppare prima o poi e pianifico quelle utili. Dopo pranzo, se ne sento il bisogno, mi regalo mezz'ora di esplorazione libera.
      Mi capita di farlo quasi sempre, perché ogni giorno scopro qualcosa di nuovo che stuzzica la mia voglia di approfondire e saperne di più.

Quando elimini il multitasking dalla tua vita, smetti di disperdere energie e di sprecare tempo, riesci a mantenere la concentrazione e la motivazione su ciò che stai facendo per il tempo che desideri, e migliori la tua salute
  Per iniziare prova uno di questi metodi e vedi come funzionano, oppure dai un'occhiata a come posso aiutarti in concreto.


Come eliminare il multitasking | Paroladordine


martedì 20 luglio 2021

Multipotenziali Fenice e l'organizzazione personale

Eccoci al quinto appuntamento della serie I quattro tipi di multipotenziali e il loro rapporto col tempo
  A marzo ho scritto di come Emilie Wapnick nel suo libro Diventa chi sei abbia individuato quattro stili di vita ideali per i multipotenziali basati sul bisogno di varietà, sicurezza e significato, e di come ciascuno di loro abbia un rapporto diverso col tempo. Ad aprile ho scritto del tipo Abbraccio, a maggio del tipo Alternanza, a giugno del tipo Einstein e oggi ti scrivo del tipo Fenice.  


CHI SONO I MULTIPOTENZIALI FENICE


I tipi Fenice soddisfano i bisogni di varietà, significato e denaro e realizzano il loro progetto di vita con un lavoro a tempo pieno in un settore per mesi o anni, per poi cambiare radicalmente occupazione e cominciare da capo in un nuovo ambito.
  Mettono il significato, cioè il senso che danno alla loro vita, al primo posto: amano perlustrare una disciplina con dedizione, finché hanno raggiunto il loro scopo di conoscenza. Il bisogno di varietà è a lungo termine: esprimono la propria multipotenzialità in modo sequenziale e preferiscono immergersi in una passione alla volta.
  Tra i quattro tipi di multipotenziali sono i più "specialisti", con l'unica differenza (rispetto ai veri specialisti) che cambiano ciclicamente l'ambito lavorativo.

Quando ho letto il capitolo dedicato ai tipi Fenice in Diventa chi sei, non riuscivo a smettere di ridacchiare stupita: stava descrivendo me e la mia vita! A otto anni avevo deciso di diventare un'archeologa perciò ho seguito l'iter per intraprendere questa carriera. Ai primi lavori retribuiti e all'esame per accedere alla specializzazione post universitaria, sentivo dentro di me un rifiuto totale per tutto quanto, nonostante amassi profondamente l'archeologia: è stato bruttissimo.
  Così ho smesso di scavare e ho iniziato a occuparmi di didattica, turismo culturale e scolastico, ho scritto due sussidiari (in collaborazione con specialiste di altre discipline): credevo di fare ancora archeologia, ma in realtà erano altri mestieri. Quando ho scelto di cambiare del tutto ambito e diventare professional organizer, è stato devastante e liberatorio allo stesso tempo.
  Ora so che più o meno ogni cinque anni ho bisogno di cambiare – a volte solo di poco, altre del tutto – e sono pronta.


DIFFICOLTÀ E CONSIGLI ORGANIZZATIVI


Conosco molto bene le difficoltà del tipo Fenice perché le ho vissute intensamente (e con sofferenza) e oggi so darmi i giusti consigli organizzativi e sono pronta per i miei prossimi cambiamenti. Ne ho identificate tre e corrispondono a tre momenti del percorso multipotenziale, ma potrebbero essere di più (in questo caso, scrivimi per suggerirmene altre!).

Immersione: ricordati di respirare
Sei innamorata del tuo lavoro, non ti stanchi mai di approfondire e tenerti aggiornata, il tuo livello di attenzione è altissimo: quando lavori non senti né stanchezza né fame né altri segnali fisici che ti distraggano. Sei completamente concentrata: ti dimentichi di dove e con chi sei, sei capace di andare avanti per ore, senza accorgerti di tutto il resto.
  Le pause ti servono non solo per non consumare tutte le tue energie, ma anche per accorgerti del mondo intorno a te e dare la giusta attenzione anche al resto della tua vita (affetti, casa, te stessa).
Consiglio organizzativo: usa la Tecnica del Pomodoro, che prevede pause di cinque minuti ogni venticinque di lavoro, per emergere, far riposare la mente, dare un'occhiata all'agenda ed evitare di arrivare a fine giornata stremata.

Transizione (prima): riconoscila in tempo
Ami il tuo lavoro, eppure da qualche settimana ti si attorciglia qualcosa in pancia e provi angoscia alla sola idea di fare ciò che stai facendo. Ti sei resa conto di ripetere le stesse cose ogni giorno, ti senti demotivata, distratta e insoddisfatta: quel che ami non ti dà più gioia, l'entusiasmo ha lasciato il posto alla noia e all'inquietudine.
  Il bisogno di varietà e, quindi, di passare da un settore a un altro ha la coda lunga, per questo è importante riconoscere i primi sintomi prima che diventino così forti da bloccarti. 
Consiglio organizzativo: usa la Scala dell'avversione di Pamela Slim per capire quando è ora di cambiare lavoro secondo i segnali che ti invia il corpo, prima che il senso di angoscia di trasformi in esaurimento e perfino depressione. 

Transizione (durante): ottimizza i minuti
Hai deciso di iniziare un nuovo progetto e di farlo gradualmente, un passo alla volta, mentre ancora sei impegnata nell'altro (quello che vuoi lasciare al più presto). Questo significa aumentare le ore di lavoro e di carico fisico-mentale quotidiano: la cosa ti spaventa, ti chiedi se riuscirai a far tutto e per quanto tempo potrai andare avanti così.
  Prima di partire per la nuova avventura, studia bene ogni dettaglio anche con l'aiuto di professionisti di vari settori e preparati a fare qualche sacrificio: ne vale la pena. 
Consiglio organizzativo: pianifica con attenzione il nuovo progetto e programma le tue giornate in agenda, controlla tutti tuoi impegni e decidi a che cosa puoi rinunciare per recuperare tempo; per esempio, la pausa pranzo rilassante per tre quarti d'ora di immersione totale.


Se sei una multipotenziale Fenice alle prese con queste difficoltà, prova uno dei consigli e vedi quali funzionano meglio per te (e se hai voglia scrivimi per raccontarmelo!). Se invece preferisci essere accompagnata da una guida, scopri come posso aiutarti.


Multipotenziali Fenice e organizzazione personale | Paroladordine


martedì 13 luglio 2021

Dire "no" con eleganza

Essere produttivi significa praticare, tra le altre cose, l'efficacia, cioè l'arte di sapere che cosa fare. Sapere che cosa fare significa anche dire "no" ad altre: c'è chi nasce con questo dono e chi invece deve lavorarci un po' su.
   Il mio strumento preferito per decidere quali attività portare avanti e quali eliminare è la Matrice del tempo; il metodo migliore per dire "no" è un insieme di tecniche spiegate bene da Sarah Knight nel suo libro.


SAPERE CHE COSA FARE

La Matrice del tempo è utile per prendere coscienza di due cose: (1) come stiamo usando il nostro tempo, cioè se lo stiamo investendo in qualcosa di fruttuoso oppure sprecando, (2) come sarebbe meglio usarlo per ottenere risultati, raggiungere i nostri obiettivi e migliorare la nostra vita. 
  Quattro sono le azioni da fare con i quattro tipi di impegni identificati dalla Matrice del tempo:
  1. risolvere subito le emergenze e gli imprevisti, e terminare subito i compiti rimandati fino all'ultimo (azioni immediate e facili);
  2. pianificare i progetti importanti, quelli davvero essenziali per noi, ed evitare di rimandarli fino all'ultimo o di trasformarli in emergenze e imprevisti (azioni ponderate); 
  3. delegare le urgenze altrui e dire "no" alle richieste di vario tipo che ci creano fastidio e rubano tempo, energia e denaro (azioni complesse, coinvolgono emozioni e sentimenti spiacevoli);
  4. smettere di sprecare tempo in occupazioni inutili (azioni faticose, coinvolgono l'auto-disciplina).

DIRE "NO" CON ELEGANZA

A volte dire "no" risulta l'azione più difficile e complicata da mettere in pratica. Perché comporta una serie di sentimenti ed emozioni poco piacevoli, che vanno dalla paura del giudizio altrui al senso di colpa, e perché non si sa come farlo senza urtare la sensibilità degli altri.
  Molti autori ed esperti di produttività e uso del tempo hanno dato i loro consigli per farlo con serenità ed efficacia; Sarah Knight ha dedicato un intero libro all'argomento.

I principi sono:
  • sincerità e gentilezza
    Mai dire bugie (ricordarle è uno sforzo inutile) e mai ferire né offendere gli altri. Mentre poni i tuoi sacri e invalicabili confini, sorridi, usa verbi all'indicativo (non lasciano spazio a dubbi), non scusarti e non dare spiegazioni per i tuoi "no";
  • opinioni
    Le opinioni personali sono inattaccabili, proprio perché non esprimono verità assolute. Tra persone mature si può andare d'accordo pur avendo pareri e valori diversi. Nei casi estremi, Sarah Knight suggerisce di esporre la propria linea politica personale, a prova di insistenti e attaccabrighe;
  • bugie in rari casi
    Quando le circostanze sono complesse e delicate (capita soprattutto con amici, conoscenti e sconosciuti), è lecito fare un'eccezione al principio di sincerità. A volte una bugia bianca risolve una situazione complicata senza conseguenze spiacevoli meglio della sincerità;
  • bonus per alto rendimento
    Ci sono situazioni cui decidiamo di non sottrarci, perché le conseguenze peserebbero più dei "sì" (molte crisi e rotture famigliari nascono da "no" mal digeriti). In questo casi puoi regalarti un premio speciale come ricompensa, da goderti dopo l'impegno fastidioso.

Imparare a dire "no" è un'abilità importante e necessaria per prenderti cura di te stessa, affermare i tuoi confini, liberarti da emozioni e sentimenti spiacevoli, impiegare il tempo recuperato in attività e progetti che ti rendono felice
  Da quale principio vuoi iniziare a far pratica? Io voglio provare al più presto la mia personale linea politica (adoro). 


Produttività multipotenziale: come dire "no" con eleganza | Paroladordine


martedì 6 luglio 2021

Decluttering delle idee: eliminare non significa cancellare del tutto

Decluttering significa eliminare tutto ciò che crea confusione, nel tuo spazio, nel tuo tempo e nella tua testa. Prevede due momenti distinti e consecutivi: (1) scegliere che cosa tenere, cioè gli oggetti, gli impegni e le idee che hanno valore per te in questo momento, e (2) scegliere che cosa eliminare, cioè tutto il contrario del punto 1.

Al decluttering delle idee (e quindi anche degli impegni a loro legati) arriviamo lungo un percorso a tappe: prima abbiamo svuotato la mente per fare chiarezza tra i pensieri confusi, con la tecnica del brain dump; poi, la volta scorsa abbiamo scelto che cosa tenere, cioè i nostri progetti prioritari; e questa volta scegliamo che cosa eliminare, che cosa ci crea confusione e distrae dai nostri desideri e bisogni.


ELIMINARE ≠ CANCELLARE

Il verbo eliminare deriva dal termine latino limen (confine, soglia) e significa letteralmente "metter fuori di casa". Col tempo è diventato più un sinonimo di escludere, scartare e far scomparire – con accezioni anche estreme, ma non in questo caso. 
  Di tutte le cose scartate si butta via solo una piccola percentuale: oggetti rotti che non si possono più riparare e hanno terminato il loro ciclo di vita; impegni spreca-tempo che dipendono dalla nostra capacità di disciplina; idee improvvise che ci fanno più male che bene (tipo rubare gioiellerie come Catwoman, mangiare dieci chili di gelato in una volta sola per scommessa o roba simile)..
  Per tutto il resto si ricicla, regala e vende, si delega e dice "no", si archivia e vede come va.

Quando fai decluttering delle idee, non cancelli per sempre quelle scartate. Semplicemente capisci che cosa funziona per te secondo i tuoi interessi attuali, e metti in aspettativa ciò che adesso non funziona, anche se ti piace moltissimo.


PRIMA O POI, FORSE

Dove vanno a finire le idee eliminate? Emigrano come le anatre di Central Park, e vanno direttamente nella sezione Progetti della tua agenda (non ce l'hai ma vorresti tanto averla? Con la mia consulenza ti posso aiutare a realizzarla!). Qui è dove trovi tutti i tuoi progetti, ben organizzati in due sotto-sezioni:

  1. Progetti prioritari per quelli in corso e che inizierai a breve perché perseguono i bisogni e i desideri su cui vuoi concentrarti;
  2. Progetti prima o poi, forse per quelli che adesso non funzionano, ma un giorno – chissà? – magari sì.
È una sezione importante per noi multipotenziali: ti aiuta non solo a tenere traccia dei passi che stai percorrendo adesso, della strada che hai già individuato e delle mete raggiunte, ma anche a trovare nuove vie e a disegnare nuovi itinerari futuri.
  Consulta spesso i tuoi progetti Prima o poi, forse perché sono fonte preziosa di novità: a volte ritornano dopo tanto, tantissimo tempo, a volte diventano progetti prioritari, a volte rimangono lì dove sono, a volte si trasformano in altro – nuove idee, intrecci inaspettati, sviluppi ibridi tra più argomenti.


Credo che in una vita multipotenziale non possano mancare tre attività importanti: l'esplorazione di nuovi mondi, i progetti prioritari e i progetti Prima o poi, forse.
  La curiosità ti porta a esplorare in più direzioni, l'esplorazione gonfia nuove idee e le idee si trasformano in progetti: se hai un sistema ben organizzato, non rischi né di perderti né di limitare le tue scoperte. Tutte, in misura diversa e speciale, contribuiscono a fare di te la persona che sei. 



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