martedì 8 giugno 2021

La differenza tra urgenza e importanza

I multipotenziali hanno super poteri, dice Emilie Wapnick nel suo libro Diventa chi sei, e come ogni eroe anche noi abbiamo le nostre vulnerabilità. Per esempio, la produttività personale: con così tanti progetti e novità da esplorare, se non ci organizziamo bene, rischiamo di impantanarci e non ottenere i risultati desiderati. 
  Ed è un peccato, perché i multipotenziali produttivi sono multipotenziali felici: capaci di esprimere pienamente se stessi senza affanno, e in grado di essere utili e aiutare gli altri grazie alle scoperte e connessioni tra conoscenze. 


Scegliere che cosa fare

Se dovessi riassumere la produttività in poche parole, direi che è la somma di due capacità: sapere che cosa fare (efficacia) e farlo senza sprecare risorse (efficienza).
  Oggi mi concentrerei sulla prima parte – decidere che cosa fare, quali impegni portare a vanti nel tempo – che è già tanto! Non è sempre facile saperlo con sicurezza, soprattutto se le nuove scoperte sono così allettanti da distrarci e indurci a tralasciare (momentaneamente o per sempre) ciò che stiamo già facendo e che ci fa stare bene.

Per fortuna esiste la matrice del tempo. Alcuni la chiamano matrice di Eisenhower, perché pare che il generale, politico e presidente statunitense abbia pronunciato la frase memorabile: "Quello che è importante raramente è urgente. Quello che è urgente raramente è importante."
  La matrice del tempo aiuta a capire che cosa fare, quindi a essere efficaci. È una semplice tabella a quattro riquadri, in cui posizionare tutti gli impegni secondo il valore di urgenza e di importanza che dai loro. Il bello è che la tua matrice del tempo sarà diversa dalla mia e da quella di chiunque altro, perché il valore che diamo ai nostri impegni non è assoluto, ma relativo alle esperienze, ai desideri e ai bisogni di ciascuno di noi.
  I quattro riquadri corrispondono a quattro tipi di diversi impegni: (I) urgenti e importanti, (II) importanti ma non urgenti, (III) urgenti ma non importanti, (IV) né importanti né urgenti. Per ora ci interessano i primi due.


Differenza tra urgenza e importanza

Se hai qualche dubbio, ecco come distinguere l'urgenza dall'importanza:

  • l'urgenza è una necessità impellente, una circostanza che richiede interventi immediati e rapidi per non diventare critica;
  • l'importanza è la capacità di una cosa, in sé o nei suoi effetti, di influire sull'equilibrio di persone e ambienti.
Immagina una vita fatta solo di cose urgenti: ti alzi presto al mattino, perché non hai terminato il documento da presentare oggi in riunione; non hai tempo per rileggerlo un'ultima volta, perché devi ancora prepararti (la colazione la farai dopo, chissà quando); non trovi il completo blu, prendi quello grigio anche se manca un bottone (pazienza, chi lo noterà?); stampi la presentazione, la infili al volo nella borsa insieme all'agenda; il telefono è quasi scarico, ma non trovi il caricabatteria (chiederai a un collega); le chiavi dell'automobile non solo nel cassetto, cerchi di ricordarti dove le hai messe l'ultima volta (eccole!); mentre esci dall'autorimessa, ti chiama al telefono la maestra dei tuoi figli, perché manca la firma sull'autorizzazione della gita di oggi pomeriggio...
  E avanti così, fino a sera. Come ti senti?

Immagina ora una vita fatta solo di cose importanti: ti alzi presto al mattino perché ti piace mangiare con calma e prenderti cura di te stessa; indossi il completo blu, preparato ieri sera; controlli un'ultima volta gli impegni del giorno e se hai già tutto (la presentazione – letta, corretta, stampata – è nella borsa, l'autorizzazione della gita dei bambini è firmata); il telefono è carico e il caricabatteria già nella borsa (non si sa mai); prendi le chiavi dell'automobile dal cassetto e ti avvii verso l'ufficio; dopo la riunione (andrà benissimo, sei preparata), pranzerai con le amiche e poi andrai a salutare i bambini alla partenza. Sarà una buona giornata... 
  E adesso, come ti senti?


Come essere multipotenziali efficaci

Ti lascio qualche dritta per aumentare la tua efficacia: provale tutte o una sola, come preferisci e ti senti; magari inizia dalla prima e pian piano integra anche le altre.
  1. Elimina le urgenze derivate dalla procrastinazione. Col passare del tempo tutte le attività rimandate per indecisione, paura, pigrizia, insicurezza si trasformano in urgenze, cose da fare "per ieri". Il mio consiglio è: liberati di loro il più in fretta possibile, dedica i prossimi giorni a completarle e cancellarle dalla tua lista. In questo modo risparmi ore di tempo che puoi dedicare alle cose davvero importanti.
  2. Pianifica le cose importanti. Eccoci! Questa è la parte fondamentale: gli impegni importanti, di qualsiasi natura siano (lavorativi, personali, familiari o casalinghi) di solito non sono urgenti, ma rischiano di esserlo se li tralasci per troppo tempo (vedi sopra). Perciò dividili in piccole attività, da segnare ogni giorno e portare avanti con regolarità. Ci vuole costanza e pazienza per ottenere i risultati desiderati.
  3. Lascia il tempo per le vere urgenze. Ma come, non le avevamo già eliminate?! Non tutte. Oltre alle urgenze create dalla nostra procrastinazione, ci sono anche i falsi imprevisti (quelli prevedibili, da prevenire con l'organizzazione), i veri imprevisti e le emergenze imperscrutabili e inaspettati. 

Forse la produttività personale non sarà mai un tuo super potere, ma può diventare una tua capacità. Se sperimenti e ti impegni, puoi imparare a essere produttiva, a decidere che cosa fare ogni giorno, a organizzarti per portare avanti le tue ricerche e vivere ogni aspetto della tua vita con serenità (o, almeno, senza affanno), a essere felice e soddisfatta. 

Se ti senti bloccata e non sai quale progetto iniziare in questo momento, prova la matrice del tempo e le azioni da fare subito dopo (e raccontami, se ti va, com'è andata!). Se invece preferisci essere accompagnata in questa esperienza, sarò ben felice di aiutarti con una delle mie consulenze


Multipotenziali e produttività: differenza tra urgenza e importanza | Paroladordine


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