martedì 24 novembre 2020

Perché sono diventata la professional organizer del tempo per multipotenziali

Oggi ti racconto una cosa importante, che riguarda la mia evoluzione come professional organizer.

Come sai, il mio percorso è stato tutto al contrario. Sono sempre stata una persona organizzata, ma senza averne coscienza perché mi veniva d'istinto. Quando ho sentito il bisogno di riorganizzare la mia vita, l'ho fatto con consapevolezza: ho studiato, ho provato le tecniche e i metodi proposti, ho sperimentato sulla mia pelle, finché ho trovato il mio sistema.

Ho iniziato prima con lo spazio, poi sono passata al tempo (sia nella vita, sia nella mia attività di professional organizer), e di questo mio percorso ho tenuto traccia tra le pagine del blog, proprio qui. Ecco perché ora ti scrivo di questa mia nuova evoluzione.

Tutto è iniziato questa primavera, quando ho voluto fare la mia parte in quel periodo assurdo e del tutto inaspettato, e ho aiutato chiunque sentisse il bisogno di organizzarsi per usare bene il proprio tempo. Tra le varie persone incontrate, alcune mi hanno detto di essere multipotenziali.
  Ancora non sapevo nulla di multipotenzialità, ma mi si è accesa una lampadina e ho avuto subito un sospetto...

Senza volerlo ho confrontato il loro modo di vivere e di essere con il mio e finalmente ho capito: sono una multipotenziale anch'io.
  Me ne sono resa conto non perché sono curiosa come una bambina o mi vengono mille idee al giorno, ma soprattutto per due motivi ben precisi: 

  1. ogni volta che sono immersa in un progetto e incontro un nuovo argomento, me ne innamoro e voglio approfondire, conoscere, fare ricerche;
  2. le mie esperienze formative e lavorative non sono state lineari, ma decisamente curvilinee! E ultimamente stanno disegnando un bellissimo cerchio che racchiude tutto quello che ho conosciuto, esplorato e amato finora.

Così, piano piano si è formata un'idea: fare la professional organizer del tempo per multipotenziali!
  Perché...
  • so come ci si sente quando si hanno tanto progetti e non abbastanza tempo per realizzarli;
  • so che quando diciamo "non ho tempo" è vero e non è una scusa;
  • so che accumuliamo troppi impegni da cui poi ci sentiamo sopraffatti;
  • so che siamo talmente presi da arrivare a fine giornata senza energie;
  • so che è facile perdere tempo quando s'inseguono molte passioni;
  • so come ci si sente quando non riusciamo a fare progressi nei nostri progetti.

So anche che per noi multipotenziali imparare a organizzarsi è fondamentale: per trovare il tempo giusto per ogni attività – anche quelle che non ci fanno brillare gli occhi (come la cura di sé, della casa, le incombenze familiari, un lavoro poco entusiasmante) –, per gestire le giornate, per organizzare gli impegni e, soprattutto, per trovare l'equilibrio tra il bisogno di esplorare nuovi mondi e il desiderio di portare avanti e completare i progetti in corso, personali e lavorativi.

Da quando so di essere multipotenziale, ho rivisto con occhi nuovi non solo tutto il mio percorso, ma anche il mio modo di organizzare gli impegni nel tempo. So che ho bisogno di pause tra i vari argomenti per rimanere concentrata più a lungo, conosco quali sono i momenti migliori per ogni tipo di attività, scelgo una tecnica o un metodo organizzativo diverso e ad hoc per ogni progetto.
  Sono consapevole che va bene avere più interessi, impegni e nuovi mondi da esplorare (ehm, sono arrivata a cinque progetti importanti, di cui due sono prioritari e gli altri aspettano in coda frementi!), l'importante è saperli gestire senza venirne risucchiata.

Così ho unito la mia multipotenzialità, le mie competenze di professionista dell'organizzazione e la mia multisfaccettata passione per il tempo, per essere la prima professional organizer specializzata nel tempo per multipotenziali.

Paroladordine professional organizer del tempo per multipotenziali


martedì 17 novembre 2020

La multipotenzialità e l'organizzazione personale

La multipotenzialità è un modo di essere, caratterizzato dalla capacità di portare avanti più interessi e attività anche molto diversi tra loro, dalla curiosità intellettuale e artistica, dalla creatività innovativa. È un po' l'opposto della specializzazione: gli specialisti vanno a fondo di un argomento, i multipotenziali attraversano più argomenti con vari livelli di approfondimento e li collegano tramite nuovi punti di vista.

I multipotenziali vivono una vita "avventurosa", con un'esperienza formativa e lavorativa varia e variegata, all'inseguimento dei loro bisogni fondamentali: trovare il significato profondo delle proprie scelte, denaro quanto basta per vivere serenamente e realizzare le proprie passioni, la varietà di cose da conoscere ed esplorare.
  Emilie Wapnick, nel suo libro Diventa chi sei, descrive i quattro principali approcci al lavoro dei multipotenziali per soddisfare questi bisogni: (1) trovare un mestiere multidisciplinare, (2) dividere la giornata e la settimana in più lavori in ambiti diversi, (3) scegliere un lavoro sicuro e dal basso consumo di energia e tempo, da impiegare nelle attività extra-lavorative, (4) approfondire una materia per mesi o anni per poi cambiare del tutto settore e argomento.

Ogni multipotenziale è diverso dagli altri e può cambiare il suo approccio nel corso degli anni.
  Per esempio ho scoperto di avere un orientamento di tipo fenice (4), a volte combinato con altri: ogni cinque anni sento il bisogno di cambiare qualcosa nel mio lavoro o il lavoro stesso; per vent'anni ho fatto esperienze nello stesso settore, l'archeologia, che è multidisciplinare (1); ho avuto anche una fase con quattro impieghi diversi tra loro e un corso universitario (2); ma non ho mai avuto il desiderio di un lavoro sicuro e tranquillo per mantenere i miei interessi (3).

Di tre cose, però, noi multipotenziali abbiamo bisogno per essere soddisfatti della nostra vita:

  1. la consapevolezza, cioè sapere di essere fatti così e che non c'è nulla di sbagliato;
  2. un progetto lavorativo, per valorizzare e trasformare in denaro le nostre competenze;
  3. l'organizzazione personale, per gestire le nostre attività e usare bene il tempo.
  Se abbiamo consapevolezza e un progetto lavorativo, l'organizzazione è necessaria per non riempire ogni ora di ogni giorno di ogni settimana di troppi impegni.

Come multipotenziale ti sei già accorta che l'organizzazione è fondamentale: le tue infinite passioni si trasformano in impegni concreti, gli impegni si accumulano giorno dopo giorno e ti fanno sentire sopraffatta, a fine giornata ti prosciugano ogni energia e, passando da un'attività all'altra senza una strategia, perdi tempo prezioso... Così non riesci a fare progressi in nessuno dei tuoi progetti, né in quelli personali né in quelli lavorativi – e in questo caso, è un problema.

L'organizzazione personale ti aiuta a trovare l'equilibrio necessario tra bisogni e desideri, tra i devo e i voglio,  tra le pause rigeneranti e le immersioni entusiasmanti:

  • realizzi i tuoi progetti senza rinunciare a nulla. Impari a distinguere i progetti più importanti per la tua crescita personale e professionale, a stilare una classifica e a rispettarla; sviluppi la pazienza e ti godi il momento;
  • trovi il tempo giusto per ogni attività. Impari quando dedicarti alle attività meno entusiasmanti (incombenze familiari, cura di te e della casa, lavori meno coinvolgenti), ai tuoi progetti importanti e all'esplorazione di nuovi mondi;
  • gestisci le tue giornate. Impari a organizzare i tuoi impegni nel tempo, dosare le tue forze, prenderti le giuste pause e fare una cosa alla volta secondo i tuoi ritmi, il tuo bisogno quotidiano di varietà e le tue energie;
  • risparmi tempo. Impari a crearti un metodo personale per usare il tempo con efficacia, bilanciare il tuo bisogno di scoprire novità e il tuo desiderio di arrivare fino in fondo ai tuoi progetti – soprattutto se lavorativi.

L'organizzazione personale per noi multipotenziali è l'unica strada per evitare di smarrirci in una foresta di mille opportunità, materie interessanti e progetti invitanti, e per garantirci la libertà di riuscire a far tutto ciò che desideriamo senza rinunciare a nulla.

Paroladordine professional organizer per multipotenziali


mercoledì 11 novembre 2020

Quando Pareto e Parkinson s'incontrano

La prima volta che ho scoperto il vero significato di efficacia ed efficienza è stato durante un corso di economia. Da quando mi occupo di organizzazione personale del tempo le ho incontrate di nuovo nei miei libri di studio.

I due termini sembrano dei sinonimi, ma ci sono alcune sottili sfumature che li rendono diversi:

  • derivano entrambi dal verbo latino effìcere ("portare a compimento"), in particolare efficacia dall'aggettivo efficàceum ("che ha la forza di raggiungere un obiettivo") ed efficienza dal participio presente efficiens ("che produce un effetto");
  • secondo il vocabolario Treccani, efficacia è sia la "capacità di produrre l'effetto voluto" sia "l'ottenimento stesso dell'effetto", mentre efficienza è la "capacità di rendimento e di rispondenza ai propri fini";
  • in economia, efficacia è la capacità di raggiungere un obiettivo, mentre efficienza è l'abilità di raggiungere un obiettivo usando le risorse minime necessarie.

In altre parole: con la prima raggiungi il risultato desiderato, con l'altra ottieni il massimo con il minimo – più o meno, massima resa con minima spesa.
  Così mi sono convinta dell'assoluta importanza dell'efficienza, finché ho letto 4 ore alla settimana di Timothy Ferriss.

Timothy Ferriss non ha dubbi: avere più tempo significa fare di meno. Fare di meno significa concentrarsi sulle poche azioni davvero importanti, per realizzare più cose e moltiplicare i risultati nei progetti lavorativi e personali. Ma come?
  Innanzitutto, fa chiarezza sulla differenza tra efficacia ed efficienza nell'uso del tempo e nella gestione personale: l'efficacia è la capacità di fare le cose che avvicinano agli obiettivi; l'efficienza è l'esecuzione di un determinato compito nella maniera più economica possibile. Quindi l'efficacia è fondamentale per fare le cose giuste, mentre l'efficienza è inutile se applicata alle cose sbagliate.
  Infine, spiega come essere efficaci, usare bene il tempo e moltiplicare la produttività personale, utilizzando la legge di Pareto e la legge di Parkinson.

La legge di Pareto prende il nome da Vilfredo Pareto, ingegnere, economista e sociologo italiano di fine Ottocento. È conosciuta anche come legge 80/20.
  È una formula matematica usata da Pareto per indicare la distribuzione della ricchezza nella società: "l'80% della ricchezza e del reddito è prodotto e posseduto dal 20% della popolazione".
  La forma semplificata è: "l'80% di un risultato è prodotto dal 20% delle risorse"; la si può usare anche in altri ambiti, con lo scopo di individuare i punti deboli (inefficienti) e i punti di forza (efficienti), per eliminare i primi e moltiplicare i secondi.

La legge di Parkinson prende il nome da Cyril Northcote Parkinson, storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico di inizio Novecento.
  Afferma che "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo: più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo."
  Significa che quando le scadenze si avvicinano e il tempo scarseggia, il lavoro è efficiente perché il bisogno di raggiungere l'obiettivo ci rende meno dispersivi e più concentrati.

Per Ferriss il segreto della produttività personale è l'impiego sinergico dei due approcci: limitare i compiti all'essenziale per abbreviare il tempo (legge di Pareto) e abbreviare il tempo per limitare i compiti all'essenziale (legge di Parkinson).
  Perciò, la prossima volta che pianifichi i tuoi progetti in agenda, tienine conto e procedi così:

  1. prima individua i tuoi punti di forza, quel 20% delle attività che ti permette di ottenere l'80% dei tuoi risultati; cioè quei compiti davvero importanti che ti avvicinano alla riuscita dei tuoi progetti;
  2. poi segnali in agenda per le prossime settimane (anche se la consegna è tra qualche mese), perché più le scadenze sono ravvicinate, meno perdi tempo a lavorare – e i risultati sono migliori. 

Paroladordine quando Pareto e Parkinson s'incontrano


martedì 3 novembre 2020

Il potere delle scadenze e la legge di Parkinson

Tempo fa mi ha scritto una persona in cerca di aiuto. Riteneva che il suo problema fosse la pigrizia e cercava qualcuno che le desse una mano a pianificare il suo progetto: "Noto che funziono solo così, se ho delle scadenze divento disciplinata, altrimenti finisce sempre che non so da che parte iniziare". 

Diciamo che una persona è pigra se: (1) non ha voglia di far fatica, sforzarsi né impegnarsi fisicamente o intellettualmente oppure (2) agisce con lentezza, senza entusiasmo, per mancanza di decisioni o di energia.
  Per esempio, la sera dopo il lavoro, il sabato mattina e a volte anche la domenica sono decisamente pigra: ho esaurito le mie forze mentali e non voglio fare più nulla. Ma in alcuni periodi della mia vita sono stata pigra anche per altri motivi: quando non riesco a prendere delle decisioni perché nessuna possibilità mi entusiasma, mi fermo e aspetto che qualcosa mi dia una spinta.
  Come è successo proprio quest'anno: mi ero persa perché non trovavo più il senso, poi ne ho scoperto uno (più interessante di quello vecchio) e ho ripreso con energia.

Le scadenze sono limiti di tempo (date e orari) entro cui avviene o deve avvenire una certa cosa; per esempio, per la persona che mi ha chiesto aiuto, compiere il primo passio del suo progetto.
  I compiti con scadenze sono più facili da iniziare e portare a termine: fissare un termine temporale dà loro un valore in più e ti aiuta a riordinarli per priorità. Le scadenze date da qualcun altro (capi, colleghi, chi ti sta aiutando) sono più forti, ma in loro mancanza è meglio se impari a dartele da sola: sono meno energiche (puoi sempre boicottarti, tanto nessuno lo viene a sapere...) ma meglio di niente. In milanese si dice: "piutost che nient, l'è mei piutost"!

Ne scrive anche Timothy Ferriss nel suo libro 4 ore alla settimana a proposito della legge di Parkinson.
  Cyril Northcote Parkinson era uno storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico, e nel 1958 pubblicò il suo libro più famoso intitolato La legge di Parkinson. Ecco che cosa sostiene: "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo".
  In poche parole, significa che:
    1. più tempo hai a disposizione, più ne sprecherai;
    2. meno tempo hai a disposizione, più lavorerai con efficacia.

Le scadenze imminenti funzionano come la migliore delle motivazioni: vuoi realizzare in tempo quell'attività perché altrimenti potrebbero esserci conseguenze spiacevoli.
  Non solo: il lavoro con la scadenza più ravvicinata di solito è di qualità superiore agli altri, perché ti concentri di più nel realizzarlo.

Non so come stai vivendo queste settimane, magari hai mandato all'aria progetti e ne stai immaginando di nuovi oppure procedi con i tuoi programmi o, forse, sei bloccata da una forma di pigrizia passeggera...
  In ogni caso, ricordati che dare una scadenza a ogni tua attività ti aiuta a iniziare e a mantenere la disciplina; se poi la scadenza è ravvicinata quanto basta, lavorerai con più concentrazione e il risultato sarà migliore.


Paroladordine il potere delle scadenze organizzazione personale tempo

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