martedì 28 luglio 2020

Ti presento Baldo

Dopo Flora, arriva Baldo, il mio percorso di incontri in remoto che ti aiuta a usare bene il tempo e a prenderti cura delle cose che davvero contano per te.

L'ho chiamato come il cane che abbiamo adottato ad agosto 2011 e tra pochi giorni festeggia il suo decimo compleanno. È un meticcio dorato, a volte sembra un Labrador, altre un Vizsla, quando ringhia assomiglia a un Rhodesian Ridgeback, ma con la parrucca bionda è identico a un leone della savana.
  Fino a quattro anni fa era un "eterno cucciolone", poi si è ammalato e i dolori l'hanno un poco frenato. Ora si dedica a tempo pieno alla sua attività preferita: è un filosofo, amante della vita e dei piaceri che regala. E, sempre con filosofia, si tiene lontano dall'irruenza di Flora.

Rappresenta perfettamente il mio percorso d'incontri in remoto, pensato per chi vuole migliorare il proprio rapporto col tempo, preferisce essere seguita passo dopo passo e desidera imparare un metodo personalizzato che duri nel tempo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di qualcuno che ti accompagni; se vuoi cambiare stile di vita e organizzare impegni, attività e orari, ma non conosci le tecniche e gli strumenti organizzativi; se hai provato a organizzarti da sola, ma non sei riuscita.

Ho cercato di renderlo il più semplice possibile, proprio perché dura nel tempo e il lavoro da fare (insieme e in autonomia) è molto. Ogni incontro avviene tramite internet e dura un'ora: ti colleghi da casa in un momento di tranquillità, senza interruzioni o distrazioni (meglio se avvisi che vive con te e se tieni il telefono in modalità silenziosa), per concentrarci sul nostro lavoro e dare il meglio di noi in ogni tappa del nostro percorso. Di solito ti propongo il pomeriggio dal lunedì al venerdì ma, se non poi in questi giorni e orari, concordiamo un'alternativa più comoda.
  Dopo le formalità, ci troviamo per il colloquio iniziale gratuito: tu mi spieghi come vuoi vivere il tuo tempo, io studio una strategia organizzativa su misura delle tue esigenze e insieme fissiamo i prossimi appuntamenti. Puoi scegliere un percorso breve da tre incontri oppure uno lungo da cinque: con tre consulenze impari a individuare le tue priorità, dividere gli impegni in categorie e ottimizzare il tempo; con cinque consulenze impari anche a pianificare le tue attività e programmare le tue giornate secondo gli impegni lavorativi, di casa, con la famiglia e personali.
  Ogni volta ci incontriamo su Skype, vediamo insieme i "compiti a casa", costruiamo passo dopo passo la tua strategia organizzativa, rispondo alle tue domande, chiarisco i tuoi dubbi e ti fornisco il materiale e gli strumenti necessari per lavorare da sola prima dell'appuntamento successivo.

Baldo funziona perché risolve i problemi legati all'uso del tempo e all'organizzazione personale con un percorso di incontri in remoto ed esercizi da fare a casa in autonomia. Inoltre, i consigli, i materiali e gli strumenti per organizzarti nel tempo sono come una guida, da usare ogni volta che avrai bisogno di modificare la tua organizzazione.
  Finora Baldo ha aiutato persone a:
  • prendersi il tempo per ciò che desiderano fare, per sé, per la famiglia, il riposo e il divertimento;
  • lavorare con metodo, senza rimandare né arrivare all'ultimo momento;
  • occuparsi dei bisogni quotidiani (spesa, pasti, pulizie, riordino) con calma;
  • non farsi travolgere dagli imprevisti o dalle emergenze;
  • imparare a usare gli strumenti giusti per organizzare gli impegni nel tempo;
  • pianificare le proprie azioni e avere la soddisfazione di raggiungere gli obiettivi.

Se leggi la pagina dedicata a Baldo, trovi la descrizione di chi è Baldo.
Nel frattempo, ti lascio una fotografia rilassante del Baldo nel pieno della sua meditazione quotidiana.

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martedì 21 luglio 2020

Le neuroscienze e l'organizzazione personale

Per me è importante sapere il perché delle cose, quali sono le cause che le scatenano e i motivi per cui succedono. Scoprirlo allarga i miei orizzonti, mi fa pensare in modo più ampio e cambiare prospettiva.
  Ecco perché mi sono appassionata alle neuroscienze.

Le neuroscienze sono l'insieme delle discipline scientifiche che studiano ogni aspetto del sistema nervoso. Il sistema nervoso è la rete complessa di nervi e cellule (i neuroni) che portano messaggi dalle varie parti del corpo al cervello e viceversa, ricevono i segnali provenienti dall'esterno, li trasmettono e li elaborano.
  Le neuroscienze studiano le funzioni dei singoli neuroni, le attività delle reti neuronali, la struttura del sistema nervoso, il suo sviluppo, il suo malfunzionamento e come può essere cambiato. Supportano diverse discipline, come le scienze sociali e comportamentali, l'economia, il marketing, la comunicazione, l'educazione e anche l'organizzazione personale.

Come archeologa preistorica ho studiato l'evoluzione del genere Homo e del suo cervello dal punto di vista fisico, funzionale e culturale: mai avrei immaginato di riprendere questo studio come professional organizer!
  Ho incontrato per la prima volta le neuroscienze nel libro Focus di Daniel Goleman, suggerito in bibliografia da APOI - Associazione Professional Organizer Italia: mi si è aperto un mondo. Ho avuto modo poi di approfondirne la conoscenza durante il corso di formazione per professional organizer di Organizzare Italia. Ora, ogni volta che preparo un corso o un servizio oppure voglio conoscere meglio un aspetto dell'organizzazione personale, continuo a informarmi sui risultati delle ricerche neuroscientifiche utili per il mio lavoro.

Ti faccio un esempio.
  M. mi ha chiesto aiuto per usare bene il tempo e sentirsi soddisfatta dei risultati raggiunti a fine giornata; il suo problema, mi diceva, erano le continue distrazioni (telefonate, messaggi ricevuti e inviati, visite ai profili social) che le portavano via tempo.
  Avrei potuto consigliarle semplicemente di attivare la modalità silenziosa del telefono e disattivare le notifiche delle applicazioni, ma ho voluto saperne di più. Le ho chiesto perché si distraeva facilmente.
  Perché il lavoro che stava facendo non le piaceva. Le sue distrazioni erano più emotive che sensoriali: il suo cervello, quindi, andava in cerca di una ricompensa immediata, invece di aspettare una soddisfazione (economica) a fine mese.
  Le ho consigliato di dedicare meno ore a quel lavoro e ricompensarsi subito dopo con la sua attività preferita (studiare la lingua straniera che ama tanto): ora il cervello si concentra senza sforzo sul lavoro noioso perché sa che la ricompensa è immediata, e lei ha più tempo per sé.

Le neuroscienze sono importanti nell'organizzazione personale perché aiutano a capire la vera natura di un problema organizzativo e a trovare la soluzione giusta.
  La maggior parte di noi ha certi comportamenti – come procrastinare, avere idee confuse, faticare a prendere decisioni, non riuscire a cambiare abitudini, distrarsi facilmente – perché dipendono dal modo in cui il nostro cervello riceve, trasmette ed elabora gli stimoli esterni. Se sappiamo come funziona, possiamo correggere il tiro e farlo lavorare a nostro vantaggio senza sforzo.

Questo significa, tra l'altro, due cose fondamentali:
  • certe situazioni non capitano solo a noi, non dipendono dal nostro carattere o dalla nostra attitudine, perciò non sono giudicabili;
  • se sappiamo come fare, abbiamo la responsabilità di migliorare la nostra vita e iniziare a usare bene il nostro tempo.

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martedì 14 luglio 2020

Le distrazioni esterne e lo spazio in cui vivi

Sogno un ufficio tutto mio, lontano quanto basta da casa, magari in una zona piacevole da raggiungere a piedi, vicina a negozi, bar e viste mozzafiato sul lago. Nella mia mente l'ho già arredato: ho scelto i colori delle pareti, la disposizione dei mobili e persino le piante di ogni stanza. Gran sospiro.
Per ora mi accontenterei di una parete e una porta per chiudere lo studio dal resto di casa e tenere lontani i cani e l'umano che entrano ed escono dal mio spazio di lavoro con estrema facilità e spensieratezza.

Chi ha provato in questi mesi a lavorare da casa ha conosciuto la frustrazione di essere distratti e interrotti da chiunque per qualunque motivo, la maggior parte rinviabile a momenti migliori. Lavoro da casa da quando ho smesso di scavare nei cantieri archeologici, circa una quindicina di anni fa, non ho mai avuto uno studio isolato dal resto del mondo e per questo mi sento un'esperta di distrazioni esterne.
  La settimana scorsa ho scritto di distrazioni emotive, le più difficili da eliminare perché nascono dalla nostra mente e non sempre siamo capaci di lasciare andare le nostre emozioni, i nostri sentimenti e i nostri pensieri.
  Le distrazioni esterne, invece, sarebbero più facili da eliminare. Uso il condizionale, perché alcune dipendono da noi e ne abbiamo il controllo, altre invece dipendono dalle persone con cui viviamo e altre ancora dal contesto in cui ci troviamo.

Le distrazioni sensoriali che dipendono da noi sono, per esempio, lo squillo del telefono, le suonerie e le vibrazioni delle notifiche di applicazioni, i vari suoni dei vari apparecchi elettronici che usiamo in casa. In questo caso la soluzione per eliminarle durante le ore di lavoro è semplice e immediata:
  • attiva la modalità silenziosa del telefono mobile;
  • stacca la cornetta o abbassa tutto il volume del telefono fisso (se ancora lo usi);
  • a mali estremi, fai la stessa cosa con il citofono di casa;
  • fa' in modo che lavastoviglie, lavatrice e asciugatrice inizino e finiscano i loro cicli di lavaggio e asciugatura in orari diversi dal tuo lavoro (al mattino presto o la sera);
  • avvisa famiglia, parenti, amici, colleghi, fornitori e clienti che sei reperibile solo in certi orari di certi giorni (affinché non chiamino i vicini o i vigili urbani per scoprire che fine hai fatto!);
  • ricordati di riattivare tutto quanto quando hai finito di lavorare.

Le distrazioni esterne che dipendono dalle persone con cui viviamo sono le più insidiose, soprattutto se non esiste una barriera fisica che ci protegga dalle loro interruzioni. Sono sicura che conosci bene questo tipo di distrazioni: i cani e i gatti che hanno fame, sete, voglia di coccole, bisogno di uscire, voglia di giocare; i bambini che richiedono la tua attenzione mentre giocano, disegnano, fanno i compiti; gli adulti che ti chiedono se stai lavorando (ehm), se hai un "attimino", se sai già cosa mangerete per cena, un favore, una precisazione, un aiuto...
  Se hai uno studio in una stanza separata dal resto di casa, le soluzioni sono più facili:
  • concorda con la tua famiglia le ore da dedicare al lavoro, agli altri e alla casa;
  • con l'aiuto di una tabella settimanale condivisa, tieni informati grandi e piccini dei tuoi orari di lavoro;
  • appendi all'esterno della porta del tuo studio un cartello con scritto: "sto lavorando, non disturbare, per favore";
  • chiudi la porta, se necessario anche a chiave, e resisti a ogni tentazione di rispondere alle richieste recidive;
  • rispetta gli orari di lavoro, perché il tuo turno con la famiglia e le faccende di casa corrisponde al turno di lavoro di qualcun altro.
Fa' lo stesso anche se non hai uno studio appartato vero e proprio, e armati di pazienza perché dovrai ripetere più volte che mentre lavori hai bisogno di tutta la tua concentrazione.

Con le distrazioni sensoriali che dipendono dall'ambiente circostante non si può fare molto: i vicini avvezzi a urlare continueranno a urlare, l'adolescente che ascolta musica tunz tunz continuerà ad ascoltarla, i furgoni che sostano sotto casa con il motore accesso continueranno a tenerlo acceso, il traffico che sfreccia sulla strada continuerà a sfrecciare. Si eliminano con un buon isolamento acustico, ma non sempre si può.
  Per fortuna ci dà una mano il nostro cervello con l'attenzione selettiva, la capacità di concentrarsi su una singola cosa ignorando un'infinità di altri stimoli (suoni, forme, colori, gusti, odori e sensazioni) che potrebbero catturare la nostra attenzione. In pratica, nella parte più "nuova" del nostro cervello (le regioni prefrontali) alcuni neuroni rafforzano i segnali su cui vuoi concentrarti e attenuano i segnali che decidi di ignorare; lo fanno sia con gli stimoli sensoriali, sia con le emozioni. Così più ti alleni a concentrarti su ciò che stai facendo, meno sei rapita dalle emozioni in ogni ambito della tua vita.

La capacità di spostare l'attenzione da una cosa a un'altra è davvero importante per il nostro benessere. E, mentre aspetto di avere un ufficio tutto mio con vista lago, sogghigno quando il vicino mi dice: "Stavamo parlando ad alta voce, non ci hai sentiti?". No, non vi ho sentito, ero concentrata sul lavoro!

P.S. Per lo studio sto meditando di aggiungere una vetrata in stile veranda anti interferenze canine e umane: bella (è leggera e fa passare la luce) e utile.

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martedì 7 luglio 2020

Come eliminare le distrazioni emotive e ritrovare la concentrazione

I motivi per cui si perde tempo nelle proprie giornate sono parecchi; tra questi, ci sono le distrazioni. Le distrazioni sono di due tipi: interne ed esterne.
  Le distrazioni interne nascono dentro di noi: sono quei pensieri, quei sentimenti e quelle emozioni che riempiono tutto il nostro spazio mentale e soffocano ogni capacità di concentrarci su ciò che stiamo facendo. Possono essere piacevoli o spiacevoli, di sicuro sono insistenti e prevaricanti.
  Le distrazioni esterne provengono da fuori: la musica alta dei vicini di casa, il telefono che squilla, le notifiche delle varie applicazioni che trillano, i colleghi e i famigliari che, pur vedendoci lavorare, ci pongono domande né urgenti né importanti. Possono essere piacevoli o spiacevoli, irritanti o gratificanti.
  In entrambi i casi, ti inducono a interrompere quello che stai facendo, a deviare la tua attenzione altrove e a occuparti d'altro. Poi a fine giornata ti chiedi: "Perché ho combinato così poco in tutto questo tempo?".

Le distrazioni interne sono più difficili da tenere a bada, si sottovalutano e spesso non si riconoscono nemmeno. Ti faccio un esempio.
  Magari lavori da casa già da qualche tempo e ti sei organizzata bene: segui orari di ufficio, non mischi lavoro con faccende domestiche, dividi le diverse attività lavorative in momenti ben precisi della giornata così da mantenere alta la concentrazione e non perdere tempo. Inizi con determinazione le attività del mattino ma, dopo, un po', ti ritrovi ad afferrare il telefono, leggere vecchi messaggi, rispondere a qualcuno, fare un salto su Facebook, guardare le storie di Instagram... Arriva l'ora di pranzo e smetti quel lavoro, al pomeriggio ti dedichi ad altro. Lo riprendi la sera, ma nulla: ti si chiude lo stomaco, il cervello devia l'attenzione su altro, sai che devi, ma non vuoi.

All'apparenza sembrano distrazioni esterne, ma non lo sono. Chiediti perché preferisci fare un giro in internet e perdere tempo prezioso invece di concentrarti sul lavoro: magari scopri che non ti piace quello che fai, è noioso, non ti permette di esprimerti come vorresti,  che lo devi fare perché hai delle responsabilità, ed è per questo che hai perso la motivazione e lo rimandi all'infinito, senza trovare una via d'uscita.
  Le tue emozioni stanno boicottando la tua concentrazione. e senza concentrazione il tempo se ne va...

In questo caso c'è una sola cosa da fare: capire come funziona il cervello e organizzarsi per dargli ciò di cui ha bisogno per farlo lavorare a tuo favore.
  Quando manca sintonia tra ciò che fai e ciò che ti appassiona, ti annoi e provi insofferenza. La tua attenzione è distratta dalle tue emozioni spiacevoli e il tuo cervello cerca una gratificazione immediata (ed effimera) in altre cose più accessibili: la televisione, il telefono, i giochi in internet, il cibo.
  Al contrario, quando c'è piena sintonia, sei totalmente immersa nell'esperienza e ti senti bene: la tua attenzione aumenta, la concentrazione si focalizza, lavorare ti è leggero e vivi pienamente il tuo tempo. Il tuo cervello sta funzionando al meglio delle sue potenzialità.

Per mantenere la concentrazione anche quando ti impegni in un lavoro che non ti gratifica, hai bisogno di stimolare il tuo entusiasmo, riaccendere la tua motivazione, dare uno scopo a quel che fai e aggiungere un po' di pressione a tutto quanto.
Come? Organizza le tue attività lavorative così:

  • mangia la rana – inizia al mattino con il lavoro gnè, così te ne liberi prima e dai tempo a ciò che ti piace davvero;
  • aggiungi pressione – invece di dedicargli l'intera mattina, concentralo in meno ore (per esempio tre invece di quattro), così hai una scadenza e sei più incline a terminarlo;
  • dai uno scopo – dedica l'ora successiva a un lavoro che ami, a un'attività che ti riempie la mente e ti fa brillare gli occhi, così dai uno scopo alle ore precedenti;
  • riaccendi la motivazione  – sai che dopo la noia ti aspetta qualcosa di molto gratificante, così sei più motivata a concentrarti e non cerchi distrazioni;
  • stimola l'entusiasmo – all'improvviso il lavoro noioso non ti pesa più, perché sai che è limitato nel tempo ed è solo una breve parentesi tra altre attività che ti piacciono

Le distrazioni interne sono toste ma, se ne conosci le cause, riesci a eliminarle e a ritrovare la motivazione: sei libera dalle perdite di tempo e le tue giornate si riempiono di tutto ciò che ami e delle cose davvero importanti per te.

Provar anche tu!  E, se hai bisogno di una guida, c'è Flora, la mia consulenza di un'ora in remoto.

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