martedì 30 giugno 2020

Ti presento Flora

Una settimana fa è stato il primo compleanno dei miei servizi. Non ho preparato torte, candeline né regali; anzi, ero in vacanza e mi sono goduta ogni singolo istante di serenità.
  Sono affezionata a loro perché mi hanno aiutata a fare chiarezza nel mio lavoro e hanno inaugurato la mia evoluzione come professional organizer: il passaggio dall'organizzazione degli oggetti nello spazio all'organizzazione degli impegni nel tempo, la mia vera passione.
  Per festeggiarli almeno un pochino, ho deciso di presentarteli per bene uno a uno: che cosa sono, per chi sono pensati, dove, quando e come funzionano, perché funzionano. Una cosa la sai già: come si chiamano e, soprattutto, perché li ho chiamati così!

Inizio oggi con Flora, il mio servizio di consulenza in remoto di un'ora che ti aiuta a trovare una soluzione pratica e pronta all'uso a un problema organizzativo specifico.

Le ho dato il nome della cagnolina che è entrata nella nostra famiglia nel novembre 2018. È un segugio, hai presente? Orecchie lunghe, sguardo perplesso, naso appuntito super ricettivo, talmente rapida da acciuffare anche i gatti e agile da saltare da ferma ad altezze pericolose.
  Ha uno spirito indipendente e una grande forza di volontà: non si dà mai per vinta, nonostante le tante difficoltà incontrate (in nove anni è stata abbandonata due volte, adottata altrettante, cambiato casa sei volte e operata tre volte).

Rappresenta perfettamente il mio servizio di consulenza, pensato per chi vuole una soluzione pronta da mettere in pratica, preferisce far da sé e desidera imparare un nuovo metodo risolutivo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di una guida; se conosci già tecniche e strumenti organizzativi, ma non sai come usarli; se hai provato alcuni metodi, ma ancora non hai trovato quello giusto per te.

Ho cercato di renderlo il più semplice possibile: in pratica, accade tutto su internet.
  Ti colleghi da casa, dal tuo ufficio o dove ti è più comodo – basta che ci sia tranquillità e siamo solo io e te, senza interruzioni o distrazioni (quindi ti consiglio di avvisare chi vive con te e di tenere il telefono in modalità silenziosa). Perché dura solo un'ora, e desidero che ogni minuto sia esclusivamente per te, le tue domande e le tue certezze. Di solito propongo il pomeriggio dal lunedì al venerdì ma, se non puoi in questi orari e giorni, concordiamo insieme il periodo migliore.
  Dopo le formalità, tu mi spieghi il tuo problema organizzativo, io studio la situazione e insieme fissiamo un appuntamento. Ci incontriamo su Skype e ti propongo le soluzioni pratiche e su misura per le tue esigenze. Qualche giorno dopo, ti invio la scheda riassuntiva dei punti chiave della video-chiamata e il materiale utile su cui lavorare in autonomia.

Flora funziona perché risolve un problema specifico di organizzazione personale in poco tempo e con una soluzione studiata su misura e pronta da mettere in pratica. Inoltre, la scheda riassuntiva è come un vademecum da usare non solo in questa occasione, ma anche ogni volta che ti si presenta una situazione simile.
  Finora ha aiutato a organizzarsi per:
  • mantenere pulita e ordinata la casa
  • fare chiarezza nelle idee
  • pianificare più cose da realizzare prima delle vacanze
  • non farsi prendere dall'ansia delle cose da fare
  • programmare gli impegni con il metodo Heppell (o tecnica dei tre giorni)
  • programmare gli impegni di lavoro e personali nel periodo di clausura forzata
  • eliminare le distrazioni esterne
  • decidere su che cosa focalizzare l'attenzione
  • concretizzare tutte le idee
  • creare nuove abitudini
  • programmare le attività di famiglia (adulti e bambini)
  • assegnare la giusta priorità agli impegni per non perdere tempo
  • ritrovare la giusta motivazione, eliminare le distrazioni interne e avere più tempo per sé
  • lavorare meglio per stare più tempo con i bambini
  • pianificare le cose da fare per trovare lavoro

Sono particolarmente affezionata a Flora, perché mi presenta ogni volta delle nuove sfide: anche se i problemi organizzativi sembrano uguali (pulire casa, preparare i pasti, eliminare le distrazioni...), sono diversi perché lo sono anche le persone e il contesto in cui vivono.

Se leggi la pagina che le ho dedicato, trovi la descrizione di chi è Flora.
Intanto, ti lascio una fotografia della Flora in carne, ossa e peli (rara, perché è sempre in movimento!).
Paroladordine-Flora-consulenza-inremoto-organizzazionepersonale

martedì 23 giugno 2020

La creatività e l'organizzazione personale

Quel giorno ero a Roma con una mia collega per un laboratorio di organizzazione personale in una scuola primaria. Era l'ora di pranzo, avevamo finito e fuori i genitori aspettavano con il sorriso i bambini all'uscita. Si è avvicinato un padre e ci ha chiesto: «Insegnare l'organizzazione ai bambini non è pericoloso? Non rischiano di perdere la loro creatività?»
  No, non è pericoloso, e, no, non rischiano nulla. Anzi, la loro creatività è al sicuro!

La creatività è una caratteristica umana, strettamente legata all'evoluzione del nostro cervello: nasce dall'incontro casuale tra fantasia e immaginazione (elaborate nell'emisfero destro, che analizza le immagini, lo spazio, l'interezza e le emozioni di tutto ciò che accade) e razionalità (elaborata nell'emisfero sinistro, dove ha sede il linguaggio).
  Lamberto Maffei, neurobiologo italiano, nel suo libro Elogio della lentezza descrive alcune caratteristiche che accumunano il processo creativo di artisti e scienziati:

  • la sensorialità. Pensare per immagini (il cosiddetto pensiero visivo) coinvolge l'emisfero destro e favorisce le associazioni di idee in modo rapido e costruttivo, prima con la fantasia (l'idea originale), poi con l'immaginazione (l'inizio del progetto);
  • l'atteggiamento infantile. Il cervello dei bambini è ricco di fantasia e libero dai pensieri "da adulti", cioè legati alla sopravvivenza quotidiana. Ecco perché i creativi cercano di mantenere questo atteggiamento spensierato, tipico dei bambini mentre giocano e si meravigliano;
  • l'imprevedibilità. Nei momenti di riposo, quando il cervello è rilassato, non sta elaborando stimoli sensoriali e le vie nervose sono vuote, alcune attività nervose spontanee si incontrano tra di loro e formano immagini e idee imprevedibili e originali;
  • l'inconscio. La creatività è legata alle attività inconsce del cervello, che anticipano le nostre azioni e i nostri comportamenti o guidano i gesti abituali, nascono dall'inconscio e sono indipendenti dalla volontà, dalla consapevolezza e dal controllo.

La creatività, cioè l'unione di cose che già esistono con connessioni inedite e utili, nasce in una mente libera, piena di entusiasmo e meraviglia. Per stimolarla, quindi, abbiamo bisogno di tempo per osservare ciò che ci circonda, di una mente libera dai pensieri "zavorra", di momenti di riposo (non solo quello notturno) e di buone abitudini.

L'organizzazione personale ti aiuta in tutto questo:
  • libera le tue giornate dalle perdite di tempo, dalle attività che puoi delegare, dalle urgenze che aspettano da settimane; concentrati solo sulle cose davvero importanti, vivi con ritmi più naturali e regalati il tempo per osservare il mondo attorno a te.
    Consiglio organizzativo: la matrice del tempo ti aiuta a riconoscere il vero valore dei tuoi impegni;
  • libera la tua mente dai pensieri pesanti, chiudi i cerchi aperti (tutte le cose iniziate e non ancora concluse e tutte le cose rimandate da troppo tempo) e pianifica le tue attività; rendi leggera la "sopravvivenza quotidiana" tipica di noi adulti e vivila con serenità.
    Consiglio organizzativo: inizia con una semplice lista delle cose da fare, perché scrivere gli impegni su un foglio è già un atto di liberazione;
  • moltiplica le occasioni di riposo durante la giornata e la settimana, non riempire la tua agenda (e la tua vita) di impegni fino a scoppiare e programma le tue pause; non-fare è salutare e importante quanto fare.
    Consiglio organizzativo: usa la regola dei 3/4 e lascia un quarto della tua giornata lavorativa vuoto per fare delle pause, un sonnellino e riposarti;
  • affidati alle abitudini, cambia le vecchie che non funzionano più, creane nuove in linea con lo stile di vita che desideri e programma le tue routine giornaliere;  alleggerisci il cervello dai compiti impegnativi e lascialo libero di fare altro.
    Consiglio organizzativo: con una tabella (in inglese habit tracker) per tracciare giorno per giorno le nuove azioni ti ricordi di farle e mantieni alta la motivazione.

Non solo: l'organizzazione personale è fatta di creatività! Le soluzioni nascono dalla fantasia e dall'immaginazione, e solo dopo sono valutate dalla logica.
  Ecco perché amo il mio lavoro: ogni problema organizzativo, anche se può sembrare simile ad altri, è diverso e unico. E questa unicità è una sfida per la mia creatività.

Sei una creativa e ogni giorno ti chiedi dove mai è finito il tempo; ti impegni al massimo ma non riesci a fare tutto quello che desideri; temi di aver sacrificato la tua creatività alle mille altre cose necessarie e ti senti infelice. Ecco un modo facile per rendere la tua mente libera, piena di entusiasmo e di meraviglia: Baldo, il mio percorso di incontri in remoto per migliorare il tuo rapporto col tempo e realizzare i tuoi progetti creativi. Scrivimi per saperne di più!
Paroladordine creatività e organizzazione personale professional organizer

martedì 16 giugno 2020

Come organizzare le idee

Tempo fa mi è stata posta una bella domanda, stimolante per tutte le persone curiose e creative e per me come professional organizer: «Come posso organizzare gli spunti interessanti e di tematiche molto diverse in una specie di "kit di pensieri"? Puoi suggerirmi un modo digitale e uno manuale?»

Mi sono sentita molto coinvolta: ho sempre avuto bisogno di raggruppare in un unico posto le mille idee che mi vengono in mente, e sempre cercato il modo più semplice e utile per tenere traccia di tutti i guizzi di fantasia.
  Ti racconto come faccio.

Scrivere a mano su carta

Per quanto riguarda il supporto della scrittura, preferisco il cartaceo al digitale, perché scrivere a mano è una forma di apprendimento e di organizzazione dello spazio e delle idee.
  Psicologi, studiosi del comportamento e neuroscienziati hanno dimostrato con vari esperimenti scientifici che, mentre scriviamo a mano, selezioniamo gli argomenti più importanti, li elaboriamo e riformuliamo (sviluppando la capacità di sintesi), li comprendiamo e memorizziamo meglio, siamo più concentrati, apprendiamo e assimiliamo meglio le informazioni.
  La scrittura a mano è legata al pensiero, alla capacità di dar vita a nuove idee, di conservare le informazioni e di elaborarne di nuove: insomma, quando le scrivi, te le ricordi e le fai tue.

Il "kit di pensieri" cartaceo

Per creare il "kit di pensieri" ci vuole davvero poco: un quaderno ad anelli, fogli, penne e divisori. Scegli il formato che ti è più comodo: A4 se scrivi in grande e hai bisogno di più spazio (o di applicare immagini, ritagli di giornali, decorazioni) o A5 se preferisci portarlo con te.
  Dividi gli argomenti per categorie: per esempio, note di grammatica, pensieri della buona notte, articoli da leggere, citazioni e aforismi. Con i divisori, aggiungi nuove categorie man mano che ti vengono in mente. Per trovare l'idea che ti serve, ti basta leggere le etichette applicate ai divisori.

Puoi usare lo stesso sistema con il metodo Bullet Journal, inventato da Ryder Carroll: invece di un quaderno ad anelli usa un quaderno normale (meglio a quadretti o puntinato) e invece delle sezioni separate da divisori utilizza l'indice. Con questo metodo, infatti, scrivi tutto quello che ti viene in mente nella prima pagina libera e, per trovarlo in fretta, segni l'argomento e il numero della pagina nell'indice all'inizio del quaderno.

Uso entrambi i sistemi: un quaderno ad anelli per raccogliere definizioni, tecniche, metodi e strumenti organizzativi, un Bullet Journal per le idee di lavoro e uno dedicato solo ed esclusivamente al tempo.

Applicazioni digitali

Preferisco scrivere a mano, ma lavoro da computer e mi capita spesso di voler salvare alcune informazioni da internet. Uso due sistemi diversi: la funzione salva di Facebook e l'applicazione Pocket.
  La prima salva le informazioni pubblicate da altri utenti in una sezione apposita del mio profilo e le suddivide in "raccolte" (cioè categorie d'informazioni e idee). La uso soprattutto per i contenuti attinenti all'organizzazione personale che ripropongo poi sulla mia pagina Facebook.
  L'altra è un servizio internet che salva e organizza contenuti multimediali grazie alla etichette. Lo uso quando faccio ricerche particolari, per "mettere in tasca" articoli, video e immagini e prenderli quando mi servono.
  Ho provato anche a usare Trello, nato come programma gestionale che si basa sul metodo Kanban, ma lo trovo più complesso e meno veloce degli altri due sistemi.

In ogni caso, se il materiale salvato è molto interessante, lo trascrivo in uno dei miei quaderni delle idee.


Per realizzare il tuo "kit dei pensieri" segui queste tre regole:
  • raggruppa gli spunti e le idee in un unico posto sicuro (i fogli vaganti sono il male!);
  • tienilo sempre con te (il Bullet Journal è perfetto, altrimenti usa un piccolo taccuino quando sei in giro);
  • aggiornalo in tempo reale e consultalo spesso.

In questo modo alleggerisci la mente, catturi al volo le idee e i pensieri sfuggenti, li organizzi secondo gli argomenti che ti interessano e sai sempre dove trovarli quando li cerchi.

Paroladordine-come-organizzare-le-idee-organizzazione-personale

martedì 9 giugno 2020

Sei multipotenziale? Usa il metodo Heppell!

Col mio lavoro mi capita di incontrare multipotenziali, le persone che hanno molti interessi e lavori creativi, che mi chiedono come fare per seguire le loro passioni e portare avanti i loro progetti senza rinunciare a nulla.
  Le persone multipotenziali si riconoscono per due caratteristiche principali: sono curiose di tanti argomenti diversi e vogliono fare tante cose diverse. E lo fanno con entusiasmo.

Lo so perché anch'io sono una multipotenziale, l'ho scoperto un paio di anni fa: m'innamoro di qualsiasi nuovo argomento incontri sul mio cammino, lo devo conoscere, approfondire e fare mio. Quando mi stanco, ne incontro altri e m'innamoro di nuovo. Con entusiasmo, passione e gioia.
  La conoscenza ci appassiona, le novità ci accendono, nascono un'infinità di idee concatenate l'una all'altra, che presto vogliamo trasformare in progetti da realizzare, che – lo sappiamo con certezza – ci faranno sentire le persone più vive e soddisfatte del mondo.

Emilie Wapnick, autrice e imprenditrice canadese, nel suo famoso discorso del 2015 dice che i multipotenziali hanno tre "super poteri":

  1. la sintesi delle idee, cioè la capacità di produrre idee innovative dall'incontro di discipline diverse;
  2. il rapido apprendimento, la capacità di trasferire ciò che si è impararo da un argomento all'altro;
  3. l'adattabilità, o capacità di trasformarsi in qualsiasi cosa bisogna essere in una certa situazione.

Uno degli effetti collaterali è la spiacevole sensazione di disperdersi nel tempo: vuoi fare così tante cose, che una giornata di ventiquattro ore non può contenerle!
  Non riesci a stabilire una priorità perché tutte sono ugualmente importanti e, dal mattino alla sera, salti da un'attività all'altra senza mai fermarti. I tuoi interessi ti caricano ma, al contempo, il tuo impegno consuma molta energia, e a fine giornata ti senti stanca e inconcludente. Senza dimenticare i progetti personali e famigliari che hai dovuto rimandare per mancanza di tempo...

Esiste un metodo che ti aiuta a portare avanti i tuoi interessi con passione e senza esaurire la tua energia fisica e mentale: è il metodo Heppell dei tre tipi di giorni, so che funziona perché l'ho provato su di me.
  Il metodo Heppell si basa su quattro principi:
  • decidere che cosa fare. Da multipotenziale sai che il tempo è prezioso: non lo sprechi in attività inutili, sai dire di no agli impegni succhia-energia e hai già delegato il più possibile. Quel che proprio non riesci a fare è scegliere tra i tuoi interessi: per te sono tutti importanti e urgenti, e temi di dover rinunciare ad alcuni.
      Non ti preoccupare, nessuna rinuncia. Piuttosto individua in modo oggettivo quali dei tuoi progetti sono fattibili adesso, nella situazione attuale e con le risorse disponibili; scegline tre e lascia gli altri in coda: arriverà il loro momento e sarà quello giusto.
      Per esempio: in questi mesi, invece di concentrarmi sui (nuovissimi) cosrsi in aula, mi sono focalizzata sulle consulenze in remoto;

  • fare una cosa alla volta. Questo è il punto di forza del metodo: se dedichi ogni giorno a un tipo diverso di attività, il tuo cervello rimarrà concentrato solo sul progetto in corso. Così gli risparmi la fatica di saltare più volte da un argomento all'altro, di recuperare l'attenzione per ciò che deve fare e sprecherà meno energia.
      Nei giorni "Per gli affari" ti dedichi al cuore dei tuoi progetti; in quelli "Per tutto il resto" alle attività collaterali di gestione dei progetti lavorativi, personali, famigliari e casalinghi (in genere attività meno entusiasmanti); e nei giorni "Per me" fai il pieno di energia, ti riposi, ti diverti e ti rigeneri.
      Suggerimento: dividi le attività gestionali secondo la loro funzione, un giorno per quelle casalinghe, uno per quelle famigliari, altri per quelle personali e lavorative;

  • ottimizzare le risorse personali. Il tempo, l'attenzione e l'energia fisica e mentale sono risorse concatenate tra loro: quando presti attenzione a quel che stai facendo, il tuo cervello concentra l'energia mentale su quell'attività e tu stai vivendo pienamente il tuo presente, senza pensieri e divagazioni nel passato e nel futuro.
      Ogni tipo di giorno serve a utilizzare bene le tue risorse: i giorni "per me" ricaricano l'energia, i giorni "Per gli affari" garantiscono l'attenzione, e i giorni "Per tutto il resto" sfruttano minuziosamente il tuo tempo.
      Per esempio: nei primi mi concentro e porto avanti il cuore dei miei progetti, nei secondi mi rilasso e mi prendo cura di me, negli ultimi chiudo i cerchi ancora aperti e cancello molte (molte!) voci dalla mia lista delle cose da fare;

  • eliminare le distrazioni. Le distrazioni sono di due tipi: quelle esterne, come il telefono che squilla, i familiari che interrompono, le riunioni nel bel mezzo di un momento creativo; e quelle interne, che arrivano direttamente da te, come l'ansia di non riuscire a fare tutto, la stanchezza quotidiana, la strenua lotta contro il tempo, il rimuginio o l'innamoramento di nuovi argomenti.
      Per evitare le distrazioni esterne basta eliminarne le cause (telefoni spenti, notifiche disattivate, porte chiuse, regole ben precise). Questo metodo invece è perfetto per limitare al minimo le distrazioni interne, proprio perché ottimizza le risorse personali.
      Consiglio: se non ti trovi con la Tecnica del Pomodoro (25' di lavoro + 5' di pausa), perché venticinque minuti sono troppo pochi, prova a intervallare due ore di lavoro con mezz'ora di pausa, in cui dedicarti a un altro tuo interesse (non lavorativo).

Con il metodo Heppell dei tre giorni riesci a fare tutto quello che desideri giorno dopo giorno, organizzi i tuoi impegni, programmi le tue attività settimanali, usi nel migliore dei modi il tuo tempo, le tua attenzione e la tua energia, ti immergi completamente nei tuoi interessi, raggiungi i risultati. E sei felice perché non rinunci a nulla.

Se vuoi conoscere meglio il metodo Heppell, scrivimi e con Flora, la consulenza in remoto di un'ora, entrerà nella tua vita.


Paroladordine-metodo-heppell-per-multipotenziali-organizzazione-personale


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